在青島買用友軟件和金蝶軟件需要避開的坑
企業(yè)管理信息系統(tǒng)HMIS是任何一個酒店開張營業(yè)必不可少的標(biāo)配。選擇好一套企業(yè)管理信息系統(tǒng)，也是企業(yè)管理者的必備能力。一套軟件一旦選定，在未來的十年甚至二十年都沒有機(jī)會再換新的了。但是現(xiàn)實生活中，卻有不少企業(yè)在選擇系統(tǒng)或者更新系統(tǒng)的時候，由于缺乏專業(yè)指導(dǎo)，走了很多彎路。筆者在此為大家簡單梳理一下。
選型中最主要的“坑”
1. 輕信銷售人員的夸大宣傳。一般情況下，如果產(chǎn)品的功力在7分左右，銷售人員為了銷售業(yè)績，把它夸大為9分，這也是業(yè)內(nèi)常態(tài)，不足為怪。
2. 盲目追求大牌產(chǎn)品。一般情況下，專家都會推薦大牌產(chǎn)品。但是專家們自己選的時候，卻未必只選大牌。因為任何大牌產(chǎn)品都有它的短板，沒有很專業(yè)的眼光是很難發(fā)現(xiàn)的。推薦選大牌，這是政治正確，就算選錯了，專家也不用負(fù)什么責(zé)任，再說事后你也很難證明 “大牌”選的不對。代表“大牌”說話的專家，一定會說是你操作的問題。
3. 選型過程草率。要知道，一場兩個小時的演示，是不太可能把產(chǎn)品的全貌展現(xiàn)出來的。在銷售人員兩個小時激情澎湃的演講中，他只可能把產(chǎn)品最閃光的一面展現(xiàn)給你們。產(chǎn)品的Bug一律都會深藏不露。然而用戶多數(shù)就是憑著這場演示的印象做出決定。
4. 沒有文檔記錄。很多用戶沒有整理自己需求文檔的習(xí)慣，多數(shù)是因為沒有經(jīng)過這樣的訓(xùn)練，也不會寫。雙方對軟件功能的討論只停留在口頭上，無據(jù)可查。這就是最后導(dǎo)致用戶抱怨“演示的時候，答應(yīng)的什么都能做，現(xiàn)在卻什么都不能做”的真正原因。
實施過程中的“坑”
1. 參數(shù)不齊。任何管理軟件在能夠落地使用之前都需要在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)很多參數(shù)，例如市場代碼、來源代碼、渠道代碼、價格代碼、房型代碼、賬項代碼等等。但是多數(shù)酒店嚴(yán)重缺乏這方面的知識，根本給不出合格的參數(shù)。而乙方派來實施的人員也不會主動告訴酒店應(yīng)該怎么設(shè)，胡亂按照酒店給出的不合格的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，這樣的系統(tǒng)不可能好用。
2. 無工作文檔。正規(guī)的實施過程，乙方應(yīng)該提供每天的工作記錄給甲方IT經(jīng)理審核備案。但是在很多酒店，如果甲方不要求，乙方就不會主動提供。實施幾天后，乙方提交一份驗收信，讓甲方簽字，甲方卻不知道乙方工程師這幾天做了什么。
3. 無驗收標(biāo)準(zhǔn)。因為前期沒有需求文檔做參照，也沒有每日工作報告，甲方無法確定系統(tǒng)是否達(dá)到驗收條件。這時使用部門往往還有一堆問題說沒有解決，要求甲方留下來做完，但他們會說，我們的人工作天數(shù)已滿，要延長人工，請聯(lián)系我們的銷售。聯(lián)系銷售的時候，會被告知，增加人工時每天x千元，愿者上鉤。
4. 缺斤短兩。一個七分功力的軟件，被吹成九分功力，但是實施人員現(xiàn)場能夠?qū)崿F(xiàn)的卻只有五分。原因是，這些年軟件公司找不到資質(zhì)優(yōu)秀的安裝工程師，再加上培訓(xùn)不到位，練習(xí)不夠，所以系統(tǒng)所能夠發(fā)揮作用的功力，最后只剩下三分。
5. 相互推諉。凡是跨越兩個子系統(tǒng)（例如PMS和POS）之間的事，總是發(fā)生互相推諉的事。POS系統(tǒng)的工程師，只會說，數(shù)據(jù)我送過去了，對方接沒接到我不知道。PMS方工程師只會說，我一直在接收，它發(fā)送沒有我不知道。用戶到底應(yīng)該從誰的界面查看數(shù)據(jù)，兩方都說不知道。甚至在乙方一家包賣兩個系統(tǒng)時候，也會發(fā)生這種不配合的狀況。
6. 推到售后。工程師撤場的時候，往往用戶還有一大推問題沒有解決，如果不肯花大價錢請工程師再留幾天，那就只能聽從工程師的溫馨提示：沒關(guān)系，我走了以后有什么問題，你們可以打我們的售后服務(wù)電話，400XXXXXXX。即便是酒店肯花錢，多留幾天工程師，也會因為不懂得如何管理他，使得多留的幾天起不到太大作用。
售后服務(wù)中的“坑”
1. 增加模塊。售后會禮貌的告訴你，“您要求的這個功能不包含在我們這個系統(tǒng)模塊中，如果您一定需要這個功能的話，可以買我們的另外一個XXX模塊，需要我?guī)湍戕D(zhuǎn)銷售嗎？”
2. 正在升級。“請等一下，你們的問題我們已經(jīng)向開發(fā)反應(yīng)，他們正在升級軟件，兩周后可以更新。兩周后，“不好意思，還需要兩周......”
3. 等待尾款。“因為貴公司沒有支付尾款，我的登錄號也被財務(wù)封了，我現(xiàn)在無法登錄到您的系統(tǒng)，也無法看到您的問題，建議貴酒店趕快支付尾款，以便我們恢復(fù)正常工作。”
實際發(fā)生的問題遠(yuǎn)不止這些。到底應(yīng)該如何避免？筆者有以下建議供參考
1. 強(qiáng)烈建議選購或者更換系統(tǒng)的時候，要花大力氣撰寫需求文檔。把自己所需要的功能按照“非常必要”“必要”“一般必要”“最好有”“有也好”這五個等級以文字形式清晰表述，越細(xì)越好，別嫌麻煩。如果這時怕麻煩，以后會更麻煩。
2. 主導(dǎo)演示，在對方銷售過程中，不要按照對方的節(jié)奏和順序進(jìn)行。要以甲方的需求列表為主線，讓對方銷售逐一演示你們所要看的功能。在觀看過程中仔細(xì)評價每一項功能的滿意程度，現(xiàn)場打分。最后根據(jù)必要性權(quán)重計算匯總分值。
3. 貨比三家，要兼顧大牌中牌和小牌。尊重大牌，但不迷信大牌，也尊重小牌，因為他可能給你驚喜。即便你心中已經(jīng)有了明確的屬意，也不要讓他覺得他是唯一選項，必須有陪跑的選手。
4. 展現(xiàn)專業(yè)，無數(shù)經(jīng)驗表明，當(dāng)你在談判中表現(xiàn)的越專業(yè)，對手就會越尊重你。如果你對自己的業(yè)務(wù)流程都說不清，他們一定會蔑視你，在銷售和實施的過程中，也會欺騙你。
5. 簽約嚴(yán)謹(jǐn)。一般對方都會提供給你一份格式文檔，不好改合同條款，但是為了保護(hù)自己，一定要把上述的需求文檔，作為合同附件，一同簽署，作為日后的驗收依據(jù)。
6. 監(jiān)督實施。要對實施過程有強(qiáng)有力的監(jiān)督，要求實施工程師每天填寫現(xiàn)場工作報告，有IT經(jīng)理負(fù)責(zé)審查每日工作進(jìn)展，以避免臨走之前才發(fā)現(xiàn)有一大堆問題沒有解決。
7. 善于溝通。有很多矛盾并非由于產(chǎn)品硬傷導(dǎo)致。更多的是雙方不善溝通所致，有的時候是因為一方性格暴躁導(dǎo)致言語沖突，甚至僵持，最終影響系統(tǒng)順利實施。
如果能夠做好上述7條，應(yīng)該不會有大的問題�？傊�，買前多費工，買后才省心。