在青島買用友軟件和金蝶軟件需要避開(kāi)的坑
企業(yè)管理信息系統(tǒng)HMIS是任何一個(gè)酒店開(kāi)張營(yíng)業(yè)必不可少的標(biāo)配。選擇好一套企業(yè)管理信息系統(tǒng)，也是企業(yè)管理者的必備能力。一套軟件一旦選定，在未來(lái)的十年甚至二十年都沒(méi)有機(jī)會(huì)再換新的了。但是現(xiàn)實(shí)生活中，卻有不少企業(yè)在選擇系統(tǒng)或者更新系統(tǒng)的時(shí)候，由于缺乏專業(yè)指導(dǎo)，走了很多彎路。筆者在此為大家簡(jiǎn)單梳理一下。
選型中最主要的“坑”
1. 輕信銷售人員的夸大宣傳。一般情況下，如果產(chǎn)品的功力在7分左右，銷售人員為了銷售業(yè)績(jī)，把它夸大為9分，這也是業(yè)內(nèi)常態(tài)，不足為怪。
2. 盲目追求大牌產(chǎn)品。一般情況下，專家都會(huì)推薦大牌產(chǎn)品。但是專家們自己選的時(shí)候，卻未必只選大牌。因?yàn)槿魏未笈飘a(chǎn)品都有它的短板，沒(méi)有很專業(yè)的眼光是很難發(fā)現(xiàn)的。推薦選大牌，這是政治正確，就算選錯(cuò)了，專家也不用負(fù)什么責(zé)任，再說(shuō)事后你也很難證明 “大牌”選的不對(duì)。代表“大牌”說(shuō)話的專家，一定會(huì)說(shuō)是你操作的問(wèn)題。
3. 選型過(guò)程草率。要知道，一場(chǎng)兩個(gè)小時(shí)的演示，是不太可能把產(chǎn)品的全貌展現(xiàn)出來(lái)的。在銷售人員兩個(gè)小時(shí)激情澎湃的演講中，他只可能把產(chǎn)品最閃光的一面展現(xiàn)給你們。產(chǎn)品的Bug一律都會(huì)深藏不露。然而用戶多數(shù)就是憑著這場(chǎng)演示的印象做出決定。
4. 沒(méi)有文檔記錄。很多用戶沒(méi)有整理自己需求文檔的習(xí)慣，多數(shù)是因?yàn)闆](méi)有經(jīng)過(guò)這樣的訓(xùn)練，也不會(huì)寫。雙方對(duì)軟件功能的討論只停留在口頭上，無(wú)據(jù)可查。這就是最后導(dǎo)致用戶抱怨“演示的時(shí)候，答應(yīng)的什么都能做，現(xiàn)在卻什么都不能做”的真正原因。
實(shí)施過(guò)程中的“坑”
1. 參數(shù)不齊。任何管理軟件在能夠落地使用之前都需要在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)很多參數(shù)，例如市場(chǎng)代碼、來(lái)源代碼、渠道代碼、價(jià)格代碼、房型代碼、賬項(xiàng)代碼等等。但是多數(shù)酒店嚴(yán)重缺乏這方面的知識(shí)，根本給不出合格的參數(shù)。而乙方派來(lái)實(shí)施的人員也不會(huì)主動(dòng)告訴酒店應(yīng)該怎么設(shè)，胡亂按照酒店給出的不合格的參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，這樣的系統(tǒng)不可能好用。
2. 無(wú)工作文檔。正規(guī)的實(shí)施過(guò)程，乙方應(yīng)該提供每天的工作記錄給甲方IT經(jīng)理審核備案。但是在很多酒店，如果甲方不要求，乙方就不會(huì)主動(dòng)提供。實(shí)施幾天后，乙方提交一份驗(yàn)收信，讓甲方簽字，甲方卻不知道乙方工程師這幾天做了什么。
3. 無(wú)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)榍捌跊](méi)有需求文檔做參照，也沒(méi)有每日工作報(bào)告，甲方無(wú)法確定系統(tǒng)是否達(dá)到驗(yàn)收條件。這時(shí)使用部門往往還有一堆問(wèn)題說(shuō)沒(méi)有解決，要求甲方留下來(lái)做完，但他們會(huì)說(shuō)，我們的人工作天數(shù)已滿，要延長(zhǎng)人工，請(qǐng)聯(lián)系我們的銷售。聯(lián)系銷售的時(shí)候，會(huì)被告知，增加人工時(shí)每天x千元，愿者上鉤。
4. 缺斤短兩。一個(gè)七分功力的軟件，被吹成九分功力，但是實(shí)施人員現(xiàn)場(chǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)的卻只有五分。原因是，這些年軟件公司找不到資質(zhì)優(yōu)秀的安裝工程師，再加上培訓(xùn)不到位，練習(xí)不夠，所以系統(tǒng)所能夠發(fā)揮作用的功力，最后只剩下三分。
5. 相互推諉。凡是跨越兩個(gè)子系統(tǒng)（例如PMS和POS）之間的事，總是發(fā)生互相推諉的事。POS系統(tǒng)的工程師，只會(huì)說(shuō)，數(shù)據(jù)我送過(guò)去了，對(duì)方接沒(méi)接到我不知道。PMS方工程師只會(huì)說(shuō)，我一直在接收，它發(fā)送沒(méi)有我不知道。用戶到底應(yīng)該從誰(shuí)的界面查看數(shù)據(jù)，兩方都說(shuō)不知道。甚至在乙方一家包賣兩個(gè)系統(tǒng)時(shí)候，也會(huì)發(fā)生這種不配合的狀況。
6. 推到售后。工程師撤場(chǎng)的時(shí)候，往往用戶還有一大推問(wèn)題沒(méi)有解決，如果不肯花大價(jià)錢請(qǐng)工程師再留幾天，那就只能聽(tīng)從工程師的溫馨提示：沒(méi)關(guān)系，我走了以后有什么問(wèn)題，你們可以打我們的售后服務(wù)電話，400XXXXXXX。即便是酒店肯花錢，多留幾天工程師，也會(huì)因?yàn)椴欢萌绾喂芾硭沟枚嗔舻膸滋炱鸩坏教笞饔谩?
售后服務(wù)中的“坑”
1. 增加模塊。售后會(huì)禮貌的告訴你，“您要求的這個(gè)功能不包含在我們這個(gè)系統(tǒng)模塊中，如果您一定需要這個(gè)功能的話，可以買我們的另外一個(gè)XXX模塊，需要我?guī)湍戕D(zhuǎn)銷售嗎？”
2. 正在升級(jí)。“請(qǐng)等一下，你們的問(wèn)題我們已經(jīng)向開(kāi)發(fā)反應(yīng)，他們正在升級(jí)軟件，兩周后可以更新。兩周后，“不好意思，還需要兩周......”
3. 等待尾款。“因?yàn)橘F公司沒(méi)有支付尾款，我的登錄號(hào)也被財(cái)務(wù)封了，我現(xiàn)在無(wú)法登錄到您的系統(tǒng)，也無(wú)法看到您的問(wèn)題，建議貴酒店趕快支付尾款，以便我們恢復(fù)正常工作�！�
實(shí)際發(fā)生的問(wèn)題遠(yuǎn)不止這些。到底應(yīng)該如何避免？筆者有以下建議供參考
1. 強(qiáng)烈建議選購(gòu)或者更換系統(tǒng)的時(shí)候，要花大力氣撰寫需求文檔。把自己所需要的功能按照“非常必要”“必要”“一般必要”“最好有”“有也好”這五個(gè)等級(jí)以文字形式清晰表述，越細(xì)越好，別嫌麻煩。如果這時(shí)怕麻煩，以后會(huì)更麻煩。
2. 主導(dǎo)演示，在對(duì)方銷售過(guò)程中，不要按照對(duì)方的節(jié)奏和順序進(jìn)行。要以甲方的需求列表為主線，讓對(duì)方銷售逐一演示你們所要看的功能。在觀看過(guò)程中仔細(xì)評(píng)價(jià)每一項(xiàng)功能的滿意程度，現(xiàn)場(chǎng)打分。最后根據(jù)必要性權(quán)重計(jì)算匯總分值。
3. 貨比三家，要兼顧大牌中牌和小牌。尊重大牌，但不迷信大牌，也尊重小牌，因?yàn)樗赡芙o你驚喜。即便你心中已經(jīng)有了明確的屬意，也不要讓他覺(jué)得他是唯一選項(xiàng)，必須有陪跑的選手。
4. 展現(xiàn)專業(yè)，無(wú)數(shù)經(jīng)驗(yàn)表明，當(dāng)你在談判中表現(xiàn)的越專業(yè)，對(duì)手就會(huì)越尊重你。如果你對(duì)自己的業(yè)務(wù)流程都說(shuō)不清，他們一定會(huì)蔑視你，在銷售和實(shí)施的過(guò)程中，也會(huì)欺騙你。
5. 簽約嚴(yán)謹(jǐn)。一般對(duì)方都會(huì)提供給你一份格式文檔，不好改合同條款，但是為了保護(hù)自己，一定要把上述的需求文檔，作為合同附件，一同簽署，作為日后的驗(yàn)收依據(jù)。
6. 監(jiān)督實(shí)施。要對(duì)實(shí)施過(guò)程有強(qiáng)有力的監(jiān)督，要求實(shí)施工程師每天填寫現(xiàn)場(chǎng)工作報(bào)告，有IT經(jīng)理負(fù)責(zé)審查每日工作進(jìn)展，以避免臨走之前才發(fā)現(xiàn)有一大堆問(wèn)題沒(méi)有解決。
7. 善于溝通。有很多矛盾并非由于產(chǎn)品硬傷導(dǎo)致。更多的是雙方不善溝通所致，有的時(shí)候是因?yàn)橐环叫愿癖┰陮?dǎo)致言語(yǔ)沖突，甚至僵持，最終影響系統(tǒng)順利實(shí)施。
如果能夠做好上述7條，應(yīng)該不會(huì)有大的問(wèn)題�？傊I前多費(fèi)工，買后才省心。